Geschäftskritische Informationen schützen und Investoren überzeugen – dank eines virtuellen Datenraums

Effizient für den Investor, aufschlussreich für das Start-up

Bereits beim ersten Pitch kann ein virtueller Datenraum den entscheidenden Unterschied machen. Denn egal ob Kreditinstitut, Investor oder Business Angel – potenzielle Kapitalgeber erwartet eine effiziente und sichere Online-Umgebung, über die sie auf alle relevanten Dateien und Informationen wie Businesspläne, Kennzahlen oder Rechtsdokumente bequem zugreifen können. Und das zu jeder Zeit und von jedem Ort. Während durch das Hin-und-her-Mailen von Dokumenten oftmals ein Versions-Chaos entsteht, können sich in einem Datenraum alle Beteiligten darauf verlassen, die aktuelle Version zur Verfügung zu haben.

Für Start-ups hingegen ist es sehr hilfreich nachzuvollziehen, welcher potenzielle Kapitalgeber sich mit welchen Dokumenten überhaupt oder intensiver beschäftigt hat. Das gibt Aufschluss darüber, wie groß deren Interesse ist und lässt zum anderen erkennen, welche Informationen die höchste Relevanz haben. Moderne virtuelle Datenräume protokollieren daher alle Aktivitäten lückenlos und bieten Berichte, die unter anderem aufzeigen, welche Dokumente am häufigsten aufgerufen wurden oder welche User am aktivsten sind.  

Reibungslos zusammenarbeiten

Verfügt der VDR über eine Q&A-Funktion (Questions & Answers), sorgt das für eine nahtlose Kommunikation ohne Medienbrüche. Fragen und Antworten zu einzelnen Dateien lassen sich direkt im virtuellen Datenraum stellen und dort auch gleich beantworten. Das häufig verwirrende E-Mail-Ping-Pong entfällt. Ein Vorteil besonders dann, wenn viele unterschiedliche Parteien am Prozess beteiligt sind. Selbst komplexere Fragestellungen lassen sich schnell klären, wenn ein Datenraum die Möglichkeit für datenschutzkonforme Videokonferenzen bietet. Für einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten sorgen automatisierte Benachrichtigungen, welche die User umgehend über neue oder geänderte Dateien informieren.

Doch auch nach dem ersten Investoren-Pitch bewähren sich virtuelle Datenräume als zuverlässige Helfer. Junge Unternehmen können ihren Kapitalgebern regelmäßig Geschäftsberichte und Kennzahlen sicher und effizient bereitstellen; und mit Kunden oder in Projektteams selbst vertraulichste Dokumente standort- wie unternehmensübergreifend sehr einfach online austauschen. 

Datensouveränität und Datenschutz

Gerade in der „heißen“ Gründungsphase eines Start-ups stehen oft andere Dinge als die Auswahl von Software- und Online-Tools im Vordergrund. Dennoch sollten Start-ups unter Zeitdruck keine Kompromisse eingehen, wenn es um den Austausch wichtiger und vertraulicher Informationen geht. Details der Produktentwicklung, Go-to-Market-Strategien, Businesspläne oder die Personalplanung – all diese Informationen dürfen nicht in die falschen Hände gelangen. Und da personenbezogene Daten als besonders schützenswert gelten, unterliegen sie den strengen Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). 

Cloud-Speicher wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder Dropbox eignen sich für den Austausch solch sensibler Informationen nicht, da sie den Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance nicht gerecht werden. Denn selbst wenn diese Anbieter europäische Daten auf Servern in der EU speichern, sind sie aufgrund des US CLOUD Acts nicht vor dem Zugriff amerikanischer Behörden geschützt. US-amerikanische Firmen müssen nämlich auch Daten, die auf Servern außerhalb der USA liegen, auf Anforderung herausgeben – selbst wenn die Gesetzeslage in Deutschland und der EU genau das verbietet. Unter der zweiten Amtszeit von Donald Trump könnte sich die Situation sogar noch verschärfen, weshalb in vielen Firmen das Bewusstsein für Datensouveränität wächst. 

Junge Unternehmen, die die volle Kontrolle über geschäftskritische Informationen und ihr geistiges Eigentum behalten und rechtliche Unwägbarkeiten vermeiden möchten, sollten sich daher für einen deutschen Datenraum-Anbieter wie netfiles entscheiden, der die Daten in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland hostet und seinen Unternehmensstandort in Deutschland hat.

Daten sicher übertragen und speichern

Um sicherzustellen, dass sämtliche Dateien im Datenraum vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind, verwenden führende Anbieter modernste Technologien für Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrolle. So erfolgt die Datenkommunikation zwischen dem Webbrowser des Users und den Datenraum-Servern verschlüsselt. Und auch direkt nach dem Hochladen in den VDR werden sämtliche Dateien nach dem Advanced Encryption Standard AES-256 verschlüsselt, der als eines der sichersten Verschlüsselungsverfahren gilt. 

Zum Schutz vor Datenverlust setzen seriöse VDR-Anbieter auf Hochsicherheits-Rechenzentren. Diese sorgen unter anderem mit mehrstufigen Sicherheitskonzepten, redundanter Datenhaltung und Schutzmechanismen gegen Cyber-Attacken für einen sicheren, unterbrechungsfreien Betrieb. Welche Maßnahmen ein Datenraum-Anbieter ergreift, zeigen am besten seine Zertifizierungen: ISO 27001 ist ein Muss, der Anbieter sollte aber auch nach ISO 27017, 27018 und 22301 zertifiziert sein. Und wer sowohl das BSI C5- als auch das SOC 2-Testat vorweisen kann, spielt in der höchsten Liga.

Sensible Daten mehrfach schützen

Detaillierte, rollenbasierte Zugriffsrechte sind grundlegende Eigenschaften eines VDR. Über sie lässt sich steuern, welche Dateien Benutzer sehen, bearbeiten oder herunterladen dürfen. Einige virtuelle Datenräume bieten darüber hinaus erweiterte Schutzfunktionen für besonders sensible Daten. Dazu zählen zum einen das Schwärzen vertraulicher Passagen, um beispielsweise personenbezogene Informationen unkenntlich zu machen. Und zum anderen das Einfügen von Wasserzeichen, um Dateien vor unerwünschter Vervielfältigung zu schützen. Für absolute Kontrolle und Sicherheit können Benutzer Ihre Daten in manchen Datenräumen, wie denen von netfiles, auch mit clientseitiger Verschlüsselung sichern.

Fazit

Geschäftskritische oder personenbezogene Informationen per E-Mail zu versenden oder über einen US-amerikanischen Cloud-Speicher auszutauschen, birgt beachtliche Risiken in puncto Datenschutz, Datensicherheit und Compliance. Gerade Start-ups sollten den Schutz ihrer Geschäftsideen, Entwicklungen oder Patente sehr ernst nehmen und daher auf einen virtuellen Datenraum setzen. Ein VDR bietet zudem weitere Vorteile: Er beschleunigt nicht nur Due-Diligence-Prüfungen und Finanzierungsrunden, sondern ist auch ein Zeichen für professionelles Arbeiten und macht die fortlaufende Zusammenarbeit mit Kapitalgebern, Business Angels oder Steuerberatern effizienter. 

Über den Autor:

Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Unternehmensgründer der netfiles GmbH. Seine ersten Unternehmensgründungen erfolgten bereits in den Anfangsjahren des Internets. 2001 gründete er die netfiles GmbH, einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch. 

Interessenten können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich 14 Tage testen.